ろくみん
郵便やチラシなど、紙の書類は家の中に沢山入ってきます。
中には捨てていいか迷うものもあり、気づけば机の上などに放置しがちですよね。
そんな中でも私の部屋にある紙媒体（書類・書籍）は、無印のポリプロピレンケース一つ分のみに抑えられています。
「私じゃ無理だ…」って思う人も多いかもしれませんが、書類の整理は最初にルールさえ決めてしまえば実は意外と簡単なんです。
この記事では、ミニマリストの私が実践する書類整理術を紹介していきます。
- 書類が溜まる原因を知る
- 書類を四つに分類する
- 処分に迷うものはスキャンして電子化
- 新しい書類が来たら即座に判断して対応
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そもそもなぜ書類が溜まりやすいのか？
何かを改善しようと思ったら、まずはその原因を知ることが一番の近道です。
- 家に入ってくる書類が多すぎる
- 捨てていい書類なのか分からない
それぞれ解説していきますね。
家に入ってくる書類が多すぎる
家の中に入ってくる紙は
- 意図せず入ってくるもの
- 自分で持ってくるもの
の二種類があります。
前者はポストに投函されるチラシなどで、後者はフリーペーパーなど。
モテコなどの情報誌や旅行会社のツアー紹介チラシを代表として、現代では無料でもらえてしまう紙が沢山あります。
ネコマル
意図せず入ってくるものだけでも結構な量なのに、自分でいろいろ持ち込んでしまったら、当然家が紙だらけに…
まずは普段から本当に必要な書類なのか一度考える癖をつけて、出来るだけ家に入ってくる紙を減らすようにしましょう。
捨てていい書類なのか分からない
書類が溜まってしまう原因で一番多いのがコレ。
このように考えてしまい、とりあえず置いておく書類がどんどん溜まっていってしまいます。
こういった人が最初にすべきなのは、書類の分類法を知ることです。
私は書類を四つの分類分けで管理しています。
- いらない物
- 期間限定で保存する物
- ずっと取っておくもの
- 後で見返すかもしれない物
これらを意識して管理すると、悩む必要がなくなるので書類をどうするか瞬時に判断できるようになります。
書類を4つの分類で分けよう！
書類が溜まってしまう原因を学んだら、次は家にある書類を四つの分類で分けていきます。
いらない物
私がいらない物として分類しているもの一覧です。
- チラシ
- レシート・領収書
- 取扱説明書
- クレジットカードの利用明細
- フリーペーパー
ろくみん取扱説明書は使用頻度が低く、ネットからDLできるので、ずっと保管しておく必要はありませんね。
チラシやフリーペーパーなども一度読んだら基本読み返すことが無いので、速攻ボミ箱行きです。
またクレジットカードの利用明細も今ではアプリなどで簡単に確認できますので必要ありませんね。
期間限定で保存する物
書類の中には期間限定で保存すべきものというものがあります。
- 家電などの保証書
- 公共料金（水道、ガス、電気など）の領収書
- 医療費の領収書（5年保存）
- 学校、塾などでのお知らせ
- ふるさと納税関係
家電などが保証期間内で故障した場合、保証書が必要になるのでこれはきちんと残しておきたいところ。
また知らない人も多いのですが、1年で医療費が10万円を超える場合、確定申告することで医療費控除を受けることが出来ます。
その際には治療を受けた証明として領収書やレシートが必要になりますので、きちんと保管しておきましょう。
学校や塾でのお知らせは一度保存しますが、用が済んだらすぐ捨てられるよう取り出しやすいクリアファイルなどに入れると便利です。
ずっと取っておくもの
- 住宅関係（不動産など）
- 保険関係（保険証書など）
- 年金関係（年金証書など）
- 奨学金関係
- マイナンバー関係
- 色々な契約書（銀行、携帯、賃貸など）
- 資格証明書
ここに書いたものは基本捨てないようにしましょう！
ろくみんいざ必要になった時にはこれらの原本が必要になる場合が多いので、スキャンして保存することも出来ません。
私は一人暮らしで量も少ないので、
- 期間限定で保存する物
- ずっと取っておくもの
はラベリングして適当なケースにまとめて保存しています。
ろくみん後で見返すかもしれないもの
書類を整理する上で一番悩ましいのが、「後で必要になるかもしれない物」です。
- 会社の資料（研修資料など）
- 大学時代の講義プリント・ノート
- 名刺
- アイデアなどとっさに取ったメモ
- 旅行・観光の記録
- 健康診断の結果
- 年賀状
「前にこんなの勉強したな…」
「前に書いたメモどこだっけ…」
捨てるのは簡単なのですが、こういった事が稀にあるので厄介…
しかし、この分類の書類を取っておくと大変な量になってしまい、収納を圧迫してしまいます…
そこで私がとった解決策が「書類の電子化」です。
scansnap ix1500でスキャンして保存！
私は少しでも捨てるのに迷ったら、即座にスキャンして保存するようにしています。
その際に利用しているのが、富士通のscansnap ix1500という機種。
複数枚を連続でスキャンでき、両面同時に読み取れる優れもの。
こんな感じでパソコン側に置いて、すぐにスキャンできるようにしています。
紙の電子化はたくさんのメリットがあるので、書類が片付けられない人には非常におすすめの方法です。
- 書類を捨てられる
- 収納場所が必要なくなる
- 電子媒体なので劣化しない
- 書類を紛失しない
- 目的の書類・文字列を即座に見つけられる
- クラウドに保存することで、いつでも閲覧可能
書類を捨てられる
今まで捨ててよいのか迷っていた書類たち…
そんな書類もスキャンしてしまえばこっちのもの！
電子媒体にすればいつでも見られるようになるので、迷わず書類を捨てられるようになっちゃいます！
どんどん書類を断捨離していくのは、気分爽快です。
収納場所が必要なくなる
書類を電子化すれば、パソコン上にデータとして保存されます。
そのため今までクリアファイルなどに収納していたものが、必要なくなります！
ミニマリストとしてモノを減らしていきたい人にとっては大きなメリットでしょう。
電子媒体なので劣化しない
書類などを保存していると、色んな原因で劣化しがちです。
- 日焼け
- 折り目がつく
- 千切れる・敗れる
ですが電子媒体であれば、データなのでこんな心配もありません。
しいて言えば、データのバックアップなどに気を付けるくらい。
それも自動バックアップ機能などがあるので、特に不便にはなりません。
書類を紛失しない
「いつか使うはず…」
こう考えて書類を取っておいても、いざ使う時に即座に見つけられる自信あります？
私はありません！！
ろくみんしかし電子化していれば、基本はパソコン上にデータが保存されているので書類を無くす心配もありません。
必要な時に直ぐ見つけられる安心感はすさまじいですよ。
目的文字列を即座に見つけられる
Aさんこんなこともあるかと思います。
そんな時には紙媒体だと最初から目を通して、必死に目的の情報を探す必要があります。
めんどくさいっ！
データなら「CTRL + F」コマンドで、文字検索をすることが出来ます。
やはり物を探している時間は短いに越したことないですよね。
クラウド保存でいつでも閲覧可能
Aさん意外とあるのがこの現象。
こんな場合にも電子化したデータをクラウド上に保存することで、家の外でも閲覧することが出来るようになります！
私はEvernoteというサービスを利用して、書類から書籍まで様々なものを保存しています。
これによってスマホでもパソコンでもタブレットでも、いつでもどこでも見られるようになるのでめちゃくちゃ快適です。
書類の扱いで注意していること
書類の扱いは即座に判断
上記で示した方法を実践すれば、すぐに書類は片付きます。
ただ問題はその後…
日々入ってくる書類を再び溜めてしまっては意味ありません。
そうならないために注意すべきなのが「書類をどうするか即座に判断する」という意識をもつこと。
新しい書類が出来たら、以下の四つの分類のどれに当てはまるか考える癖をつけましょう。
- いらない物（捨てる）
- 期間限定で保存する物（保存）
- ずっと取っておくもの(保存)
- 後で見返すかもしれない物(スキャンして捨てる)
これさえできれば、部屋をずっと綺麗に保てるようになります。
後でやる用のファイルなどを用意しても良いのですが、入れて満足してしまい後回しにしがちです。
なので基本は即座に判断して書類を扱うようにしましょう。
重要書類はシュレッダーする
不要になった重要書類や個人情報が書かれた紙など…
一人暮らしをしていても、意外とこういう書類が少なくありません。
そういった書類は必ずシュレッダーしてから処分するようにしています。
個人情報などプライバシーに関することにはやりすぎかな？と思えるくらいの自衛は必要だと思います
ろくみんまとめ
- 書類が溜まる原因を知る
- 書類を四つに分類する
- 処分に迷うものはスキャンして電子化
- 新しい書類が来たら即座に判断して対応
書類を片付けることが、部屋を綺麗に見せる第一歩です。
書類整理術をマスターして、書類の山からおさらばしましょう！
以上、ろくみん(@rokumin_blog)でした。
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